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Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen

Alles was Sie dazu wissen müssen

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Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Wer macht was? Wie wird etwas durchgeführt? Mit welcher Hard- und Software wird gearbeitet?

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt Schritt für Schritt, auf welchem Weg ein Beleg in ein Unternehmen gelangt, wie dieser verarbeitet und digitalisiert wird und final zu einer Buchung führt, gewissermaßen vom Eingang bis zur Entsorgung. Dadurch werden nicht nur entsprechende Vorgaben und Normen eingehalten. Vielmehr ergeben sich für Ihr Unternehmen verschiedenste Vorteile durch das Vorhandensein einer vollständigen Transparenz. Ihre Buchhaltung muss jederzeit nachprüfbar, vollständig, richtig, rechtzeitig, geordnet und unveränderbar sein.

Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?

Jedes Unternehmen – unabhängig ob Einzelunternehmer, Mittelständler oder Großkonzern.

Reguliert wird die Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Man kann hier von einer Pflicht sprechen, da im Fall einer fehlenden Verfahrensdokumentation ein gesetzlicher Verstoß vorliegt. Kann ein Unternehmen keine Verfahrensdokumentation nachweisen oder ist etwas unvollständig, kann das buchhalterische, juristische und steuerlich negative Auswirkungen zur Folge haben, insbesondere wenn eine Betriebsprüfung vorliegt.

Es gibt etliche Mustervorlagen von Verfahrensdokumentationen, die man mit den sodann gewonnenen Informationen zügig befüllen kann. Damit hat man zunächst einmal den Grundstein gelegt.

Wie erstellt man eine Verfahrensdokumentation?

Sie wird meist von Unternehmen selbstständig erstellt.

Prozesse, Aufbau und IT-Struktur sind bekannt, daher stellt das die wirtschaftlich effizienteste Lösung dar. Wer die Qualität der Dokumentation durch ein weiteres Augenpaar verbessern möchte, sollte externe Expertise z.B. durch einen Wirtschaftsprüfer oder Berater hinzuziehen. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausführkontrolle (BAFA) fördert diese Beratungsleistung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation sogar mit bis zu 1.500 Euro.

Ein weiterer Vorteil ist zudem, dass der Wirtschaftsprüfer bei der Durchführung einer Prüfung eine Bescheinigung über die revisionssichere Belegablage ausstellen kann. Daraus resultierend können bestimmte Unterlagen in Papierform vernichtet werden und müssen keine 10 Jahre mehr aufbewahrt werden. Es genügt dann das digitalisierte Abbild.

 

Wann darf ich Belege vernichten?

Voraussetzung ist die genaue Beschreibung, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Jedes Dokument muss vom Unternehmen vorab klassifiziert werden. Stellenweise ist das sehr individuell, da auch einige Belege wie z.B. gewisse Zollpapiere im Original aufbewahrungspflichtig sind. Lieferscheine, Rechnungen etc. können nach dem Digitalisieren vernichtet werden. Wichtig ist, dass die Vernichtung der originalen Papierbelege ohne negative Folgen für die Ordnungsmäßigkeit und insbesondere die Beweiskraft der Buchführung bzw. Aufzeichnungen bleibt. Eben das wird durch die oben beschriebene Verfahrensdokumentation und die darin beschriebenen Prozesse sichergestellt. Als Maßstab werden dabei ausschließlich handels- und/oder steuerrechtliche Ordnungsmäßigkeitsnormen herangezogen.

Was muss in der Verfahrensdokumentation enthalten sein?

Allgemeine Beschreibung

Art und Weise, wie Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet, digitalisiert und archiviert werden.

Anwenderdokumentation

Die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verfälschung und Datenverlust.

Technische Systemdokumentation

Die eingesetzten IT-Systeme, Protokollierung von Zugriffsberechtigungen.

Betriebsdokumentation

Interne Kontrolle, die sicherstellt, dass die Vorschriften eingehalten werden.
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Diese Checkliste hilft Ihnen:


  • Wie erfasse ich die eingehenden Belege und Dokumente am besten?
    Jedes Dokument muss klassifiziert werden. Unterschieden wird hier zwischen papierhaft und digital. Auch Hilfsmittel, die für die Erfassung eingesetzt werden (z.B. Scanner, Eingangsordner, Ablagekasten, Smartphone) sollen definiert werden.
  • Was muss ich bei der Weiterverarbeitung beachten?
    Hier sollten insbesondere folgende Arbeitsschritte dokumentiert werden: Indizierung bzw. Vergabe von Ordnungsnummern, Ausdruck, Abspeichern, eventuell ersetzendes Scannen und Ähnliches.
  • Wie und wo bewahre ich Belege auf?
    Auch hier muss wieder klassifiziert werden. Differenzieren Sie nach Papierbelegen und digitalen Belegen: Wie ist die papierhafte Belegablage organisiert, wo werden die digitalen Belege abgespeichert? Verwenden Sie ein Dokumentenmanagementsystem? Nutzen Sie dieses in einer Cloud oder lokal? Darüber hinaus sollten Sie das Ordnungssystem genau beschreiben und den Ort der Aufbewahrung nennen (Archivraum, abgeschlossener Schrank o. Ä.).
  • Wie schütze ich den Ablageort vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust?
    Machen Sie hier Angaben zur Datensicherung (wann, wie oft, von wem, auf welchem Medium).
  • Wie stelle ich sicher, dass die Belege nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden?
  • Mit welcher Hard- und Software arbeitet meine Buchhaltung?
  • Welche Schnittstellen müssen geschaffen werden, um größtmöglichen Komfort für Anwender und Prüfer zu gewährleisten?
    Setzen Sie ein zertifiziertes Dokumentenmanagement-System ein, welches eine revisionssichere Archivierung ermöglicht. Systeme, welche zu jedem Buchungsvorgang in der Finanzbuchhaltung einen direkten Link zum digital archivierten Beleg anbieten, sind hilfreich. Dadurch können alle Geschäftsvorgänge enorm zügig und einfach geprüft werden.
  • Wer ist für was zuständig? Wer darf was machen?
    Nennen Sie hier Name und Funktion der Person im Unternehmen und mit welcher Aufgabe Sie diese betraut haben. Protokollieren Sie auch die Zugriffsberechtigungen.
  • Welche internen Kontrollen gibt es, um sicherzustellen, dass das Verfahren eingehalten wird?
    Zur Qualitätssicherung können auch externe Fachleute hinzugezogen werden.

Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD ist ein lebendiges Dokument, welches sich im Laufe der Zeit und mit der Anpassung von Prozessen verändert. Wichtig ist, dass die Verfahrensdokumentation den aktuellen Stand des Verfahrens abbildet. Hierzu sollte in regelmäßigen Abständen ein Abgleich zwischen dem tatsächlich gelebten Prozess und der schriftlichen Verfahrensdokumentation durchgeführt werden. In der Regel genügt es, wenn das einmal jährlich durchgeführt wird.

Die Bundessteuerberaterkammer hat gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt. 

Download Muster-Verfahrensdokumentation
Muster-VD-1

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